লাইফস্টাইল ডেস্ক: মহামারী করোনাভাইরাস পরিস্থিতিতে অনেকেই অফিসের কাজ অনলাইনে করছেন। ভিডিও কনফারেন্সের মাধ্যমে অফিসের গুরুত্বপূর্ণ মিটিংগুলো করতে হচ্ছে। জুম, গুগল মিট বা মেসেঞ্জারের মাধ্যমে অফিসের নানা বিষয়ে কথা বলার সময় আমাাদের সবারই কিছু ভুল হয়ে থাকে। ভালোভাবে মিটিংয়ে অংশ নেওয়ার জন্য ভুলগুলো এড়িয়ে চলতে হবে।

চলুন জেনে নিই সেগুলো:

অনলাইন মিটিংয়ে যা করবেন-

পেশাদার আচরণ করুন। মিটিংয়ের আগেই ইন্টারনেট সংযোগ, আপনার যন্ত্রের মাইক্রোফোন, ক্যামেরা সব ঠিক আছে কি না, দেখে নিন। হেডফোন বা এয়ারফোন ব্যবহার করলে অন্যরা আপনার কথা স্পষ্টভাবে শুনতে পাবেন। ফোনের রিংটোন বন্ধ করে রাখুন। নিজে যখন কথা বলছেন না, তখন মাইক্রোফোন নীরব (মিউট) করে রাখুন। কথা বলতে চাইলে প্রথমে হাত তোলা বা নক করার মতো কোনে অপশনের সাহায্য নিন (মিটিংয়ে ব্যবহৃত সফটওয়্যারে এ ধরনের যে অপশন রয়েছে)। ভিডিও কলে মিটিং হলে আপনি ক্যামেরা থেকে কত দূরে বসলে এবং মিটিংয়ের সময় ঘরের আলোর উৎসের কোন দিকে বসলে ঠিকভাবে আপনাকে দেখা যাবে, আগেই ঠিক করে রাখুন। সভা শেষে এর সারসংক্ষেপ (সিদ্ধান্ত, কর্মপরিকল্পনা প্রভৃতি) সবাইকে পাঠিয়ে দেওয়ার রীতিটাও মেনে চলা উচিত।

অনলাইন মিটিংয়ে যা করবেন না-

নিয়ম মেনে চলুন: ভিডিও কনফারেন্সের যেসব নিয়ম রয়েছে সেসব নিয়ম মেনে চলতে হবে। কনফারেন্স চলাকালীন আপনি বৈঠকখানা, শয্যাকক্ষ, কফিশপ বা গাড়িতে যেখানেই থাকুন দাপ্তরিক নিয়মকানুন অবশ্যই মেনে চলতে হবে। মিটিং চলার সময় কোনো খাওয়া-দাওয়া করা যাবে না। বিশেষ করে ভিডিও চালু রেখে খাওয়া-দাওয়া করা অশোভন। এছাড়া মিটিংয়ের সময় অন্যদের সঙ্গে গল্প-গুজব করা অভিপ্রেত নয়। যথাসময়ে মিটিংয়ে যোগ দেয়ার মাধ্যমে নিয়মানুবর্তিতা প্রকাশ পায়। অফিসের সহকর্মীরা এমন মানুষকে পছন্দ করেন।

কনফারেন্স করার সময় পারিপার্শ্বিক শব্দ: অনেক সময় দেখা যায়, কনফারেন্স শুরু হলে আশেপাশের শব্দ শোনা যায়। অফিসের মিটিং সুন্দরভাবে চালিয়ে যাওয়ার ক্ষেত্রে এটি সবচেয়ে বড় প্রতিবন্ধকতা। অনাকাঙ্ক্ষিত শব্দ এড়িয়ে চলার জন্য মিউট করে রাখা যেতে পারে। মনে রাখতে হবে, অফিস মিটিংয়ে পেশাদারিত্ব উন্মোচিত হয়। বাইরের শব্দের ব্যাপারে সচেতন না হলে পেশাগত জীবনে অনেক অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতির মোকাবেলা করতে হবে। এক্ষেত্রে শব্দের কারণে অন্যরা বিরক্ত হতে পারেন। অফিসের উর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের কাছে নেতিবাচক ধারণা তৈরি হবে।

যান্ত্রিক ত্রুটি: ভিডিও কনফারেন্সে বেশিরভাগ মানুষ আরও যে সমস্যার মুখোমুখি হন তা হলো শব্দ না আসা। কথা বলতে গিয়ে অনেক সময় অনাকাঙ্ক্ষিতভাবে যান্ত্রিক ত্রুটির কারণে কথা আটকে যায়। কনফারেন্সিং কলে এটি হরহামেশাই ঘটে। অনেকেই এর মাধ্যমে বিব্রত হন। শব্দ আটকে যাওয়ার কারণে পেশাদারিত্ব নষ্ট হয়। সহকর্মীদের মধ্যে খারাপ ধারণার উন্মেষ হয়। শব্দ না আসার কারণে গুরুত্বপূর্ণ কথা পৌঁছানো সম্ভব হয় না। এর মধ্য দিয়ে অফিসের মিটিং ফলপ্রসূ হয় না।

স্পিকার/হেডফোন পরীক্ষা না করা: স্পিকার বা ভিডিও ইকুইপমেন্ট পরীক্ষা না করে অনলাইন কনফারেন্সে যোগ দিলে অযাচিতভাবে সমস্যার মুখোমুখি হতে হয়। স্পিকারের শব্দের মান ভালো না থাকাই এর কারণ। এই কারণে অনলাইনে অফিসের মিটিং করার আগে স্পিকার পরীক্ষা করে নেয়া উচিত। সে সঙ্গে ভিডিও ইকুইপমেন্টও পরীক্ষা করে নিতে হবে। যাতে অপ্রীতিকর পরিস্থিতি সৃষ্টি না হয়। মিটিংয়ের হোস্টকে অবশ্যই স্পিকার বা ভিডিও ইকুইপমেন্ট পরীক্ষা করে নিতে হবে। স্পিকার পরীক্ষা না করার কারণে অনেকের কথা আটকে যায়। এতে অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতির মুখে পড়তে হয়।

নোট না রাখা: মিটিংয়ের গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ে নোট রাখা উচিত। মিটিংয়ে নোট রাখা পেশাদারী হওয়ার একটি লক্ষণ। অফিসের মিটিংয়ে যেসব বিষয়ে আলোচনা করা হয় সেসব বিষয়ে লিখে রাখলে এর দ্বারা আপনিই উপকৃত হবেন। এছাড়া মিটিং রেকর্ড না করা আরেকটি সমস্যা। মিটিং রেকর্ড করে রাখলে পরে যেকোনো সময় অফিসের বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ বিষয় পরে দেখে নেয়া যায়।